仕事ができない人の口癖「わかりました」の落とし穴とは？理解不足が引き起こす問題と改善策

仕事ができない人に共通する口癖があるのをご存知ですか？

「わかりました」という言葉を口にするたびに、自分の仕事の質が下がっている気がしませんか？一見、問題のない言葉に思える「わかりました」ですが、実はこれが仕事ができない人に共通するサインであることが多いのです。この言葉がどんな影響を仕事に与えるのか、そして、どう改善していけばよいのかを見ていきましょう。

1. はじめに

「わかりました」。あなたもよく使っている言葉かもしれません。しかし、この言葉が癖になっていると、実は大きな問題が隠れている可能性があります。特に、仕事ができない人にありがちな言葉の一つが「わかりました」です。この言葉を使うことで、実際には理解していないまま作業を進め、結果的にミスを繰り返したり、時間を無駄にしてしまうことが多くなります。

想像力や主体性に欠け、質問することを避ける傾向があるため、「わかりました」と返事をしておきながら、後になって「これ、どういうことですか？」と質の低い質問をしてしまうことがよくあります。こうした行動は、時間の浪費やプロジェクトの遅れを引き起こす原因となります。

一方で、仕事ができる人はどうでしょうか？彼らは「わかりました」と簡単に言うことはなく、最初にしっかりと質問をして、目的や前提、求められる結果を確認します。彼らは、理解を深めることに対して時間と労力を惜しまないのです。

本記事では、「わかりました」と言ってしまう心理や、その結果生じる問題点を探り、どうすればこの言葉の使い方を改善できるかを具体的に解説します。

2. 「わかりました」の裏側にある心理

「わかりました」と言ってしまう背後には、さまざまな心理的要因が絡んでいます。なぜ、私たちは理解していないことを認めずに、この言葉を使ってしまうのでしょうか？

1. 面倒くさいから

「わかりました」と簡単に返事をする人の多くは、実際には面倒に感じていることがあります。質問するのが面倒だったり、確認を取ることにエネルギーを使いたくないという気持ちが強い場合です。このような人は、確認を後回しにしてしまいがちです。「わかりました」と言ってその場を取り繕うことで、時間が過ぎてしまい、後で問題が発生することに気づいていません。

2. 自信がないから

自分が理解していないことに対して、「わかりました」と言うことで、その場で自分が無能だと思われたくないという心理も働きます。「わかりました」という言葉は、理解していると自分に言い聞かせ、他人にもそれを示すための防衛機制として使われがちです。しかし、この防衛機制が後々大きな問題を引き起こすことになります。

3. 責任を回避したいから

さらに、責任を負いたくないという気持ちも関係しています。もし質問して誤解が生じたり、自分が間違ったことを言った場合、責任を取らなければならないと考える人は、質問を避け、「わかりました」と答えることで、責任から逃れようとする傾向があります。後で問題が発覚した場合、責任を回避するために「ちゃんと理解したのに…」と自己弁護することが多くなります。

4. 恥ずかしいから

質問をすることで「バカだと思われたくない」という気持ちも強く影響します。特に新人や若手社員は、上司や同僚に対して自分が理解していないと見なされるのを恐れるあまり、無理に「わかりました」と答えてしまいます。これが習慣化すると、実際には理解していないまま仕事を進めることになります。

これらの心理が絡み合って、無意識のうちに「わかりました」と答えてしまうことが多くなります。しかし、これが後々のミスや仕事の遅延を招く原因となるのです。

3. 「わかりました」の何が問題なのか？

「わかりました」という言葉の一見無害な響きには、実は多くの問題点が潜んでいます。この言葉が繰り返されることによって、以下のような問題が発生し、チームや組織全体に悪影響を与えます。

1. コミュニケーションの阻害

「わかりました」と返答した後、確認がなされないまま進められると、誤解が生じやすくなります。特に、上司や同僚からの指示が曖昧だった場合、理解不足のまま作業が進んでしまい、最終的に違う方向に進んでしまうことが多くなります。この場合、再度コミュニケーションを取る必要が出てきて、時間とリソースの無駄になります。

2. ミスの増加

理解が不完全なまま作業を続けると、どうしてもミスが増えます。仕事ができない人は、「わかりました」と言った後、実際には不安な点を確認しないまま作業を進めるため、後々その結果が間違っていることに気づくことがよくあります。これが、納期遅れや品質低下を引き起こす原因となります。

3. プロジェクトの遅延

「わかりました」と返事をした後に進行した作業に問題が発生すると、その問題を修正するためにさらに時間がかかり、プロジェクトが遅れることがあります。最初にしっかりと確認しておけば、後の修正作業を避けられたかもしれないのに、早急に「わかりました」と答えたがために、時間を浪費することになります。

4. チーム全体の士気低下

同じように「わかりました」と返事をし続ける人が増えると、チーム全体の士気が低下します。チームメンバーが自分の責任を果たしていないと感じると、信頼関係が壊れ、協力的な雰囲気が薄れてしまいます。また、誤った情報を元に作業を進めることで、他のメンバーにも迷惑をかけることになり、チーム全体のパフォーマンスが低下します。

5. 企業文化への悪影響

企業文化にも悪影響を及ぼします。「わかりました」という言葉が通用する環境では、自己確認や自己改善の姿勢が欠如し、組織全体の生産性が低下します。また、成長意欲や改善意識が育ちにくく、現状に甘んじた仕事が続いてしまうことになります。

4. 仕事ができる人の「わかりました」との違い

では、仕事ができる人はどのように「わかりました」を使っているのでしょうか？彼らの行動には、いくつかの共通点があります。

1. 理解度を確認する質問をする

仕事ができる人は、「わかりました」と簡単に言うことはありません。まず、指示や内容を自分の中で整理し、「これはこういうことですか？」や「もしこういった場合はどうすればよいですか？」といった確認の質問をします。この姿勢が、後々のミスや誤解を防ぐ鍵となります。

2. 目標や期待値を明確にする

「わかりました」と言う前に、自分が目指すべきゴールや期待される成果を明確にします。これにより、自分の仕事の目的がブレることなく、方向性が定まりやすくなります。

3. 計画を立てる

理解が深まった後、どのように進めるかを計画します。仕事ができる人は、ただ「わかりました」と言うのではなく、実行に移すためのステップを明確にしてから行動します。

4. 進捗を確認する

作業を進める中でも、途中で確認を怠らず、定期的に進捗を確認します。「わかりました」と言ってそのまま放置せず、適切なタイミングで上司や同僚に確認し、方向性に誤りがないかをチェックします。

仕事ができる人は、理解を深めるために積極的にコミュニケーションを取ることを習慣としているため、結果的にミスが少なく、仕事の品質が高いのです。

5. 「わかりました」を減らすためにできること

「わかりました」を減らすためには、どのように改善していけばよいのでしょうか？以下に、個人レベルと組織レベルでできる改善策を挙げます。

個人レベルでできること：

質問をする習慣をつける 不安な点や理解が不十分な点があれば、積極的に質問する習慣を身につけましょう。自分が理解できていないことを認め、疑問点を解消することが大切です。
目標を明確にする 何を達成するのか、目標を明確にし、それに向かって計画を立てます。目的意識を持って行動することで、「わかりました」と安易に言わずに済みます。
自信を持つ 自分がわからないことを質問することに対する恐れを克服しましょう。自信を持って疑問点を解消することで、より良い結果を生むことができます。

組織レベルでできること：

質問しやすい環境を作る 上司や同僚が質問を歓迎する雰囲気を作りましょう。質問がしやすい環境を整えることで、社員は疑問点を早期に解決できるようになります。
目標設定の支援 明確な目標設定や、進捗の確認を行い、社員が仕事を進める上で迷わないようにサポートします。
教育・研修の提供 コミュニケーション能力や業務の理解を深めるための教育を提供することで、社員が「わかりました」と言うだけで終わらないようにサポートします。
評価制度の見直し 質問や確認をすることを積極的に評価する文化を作り、社員が自分の理解を深める姿勢を大切にするように促します。